Contact person: Business Client

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Location: Aix-en-Provence, France

Budget: Recommended by industry experts

Time to start: As soon as possible

Project description:
"Contexte
Plateforme interne/externe de gestion de domiciliation d’entreprise ([login to view URL]). Objectif : corriger des dysfonctionnements, améliorer des flux, automatiser certaines relances et exports réglementaires.
Objectifs
1. Impression d’enveloppe depuis le dossier client via une cassette spécifique.
2. Normalisation i18n/l10n (formats de dates, capitalisation, etc.).
3. Fiabilisation de l’upload de fichiers (clients/administrateurs).
4. Workflow de refus/annulation de demande avec envoi automatique d’e mail et copie interne.
5. Tableau de bord : dissocier CA « abonnements & options » des « frais postaux refacturés ».
6. Boutons « frais de rejet/impayés » avec pop up (tarifs prédéfinis + saisie libre) qui s’imputent en facture.
7. Relances automatiques périodiques pour pièces manquantes (e mail + copie interne).
8. Résiliation : pré édition du texte avant envoi + mise en copie d’un contact interne + archivage de la lettre.
9. Formulaire de contact du site : fiabilité de réception (anti spam) + journalisation.
10. Export mensuel (PDF) pour les impôts : entrées / sorties du mois, envoi automatisé.
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1. Impression d’enveloppe via cassette spécifique
User story : En tant qu’agent back office, depuis la fiche client > action « Imprimer enveloppe », l’enveloppe se lance sur l’imprimante Canon MAXIFY GX7150 en utilisant la cassette n°2 configurée.
Détails/Exigences
• Bouton « Imprimer enveloppe » visible sur la fiche client (et/ou dans un menu d’actions).
• Paramètres d’impression :
o Format : 32,5 × 22,5 cm (≈ 320 × 225 mm), orientation paysage.
o Police/maquette : Times New Roman 14 pt, gras, MAJUSCULES, centré ; champs : Raison sociale, Nom, Adresse, CP Ville, Pays
o Source papier : Cassette n°2 (media source = Tray 2) sur Canon MAXIFY GX7150 ; valeur par défaut configurable en admin.
o Centré verticalement et horizontalement
Critères d’acceptation
• Mise en page conforme au gabarit approuvé.
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2. Normalisation des formats (dates & casse)
User story : En tant qu’utilisateur, je vois des dates en format français (JJ/MM/AAAA) partout.
Détails
• Audit des endroits où le format US (MM/DD/YYYY) apparaît (ex. date de naissance). – notamment sur l’espace client
• Tests unitaires de rendu.
Critères d’acceptation
• Toutes les dates côté UI en DD/MM/YYYY
• Attention à ne pas modifier le format d’enregistrement DB/Serveur
• Validation front : rejeter dates ambiguës.
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3. Upload de fichiers – robustesse
User story : Un client peut téléverser pièces (K bis, statuts, pièce d’identité…) sans erreurs.
Détails
• Augmenter la taille max upload possible à 20 MO
• En cas d’échec : afficher un message clair au client : taille / format
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4. Refus/annulation d’une demande avec e mail automatique
User story : Depuis la fiche de demande, je clique « Refuser » → statut passe à « Refusé » et un e mail part au client, avec copie interne.
Détails
• Bouton d’action, modal de confirmation + champ motif (obligatoire ou optionnel, paramétrable).
• Modèle d’e mail (HTML + texte) avec variables : nom client, motif, lien support.
• Pouvoir consulter à postériori les messages envoyés depuis le BO
Critères d’acceptation
• Changement de statut → e mail pas de duplication.
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5. Dashboard – dissociation du CA « abonnements & options » vs « frais postaux refacturés »
User story : En tant que gestionnaire, je vois le CA net d’activité (abonnements, options) séparé des « refacturations postes ».
Détails
• En plus de l’actuel CA affiché, ajouter :
o Total des frais postaux HT
o Total CA hors frais postaux HT
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6. Boutons « impayé / frais de rejet »
User story : Sur une fiche client, je clique « Impayé » → pop up propose : Gratuit / 20€ HT / 40€ HT / Saisie libre ; je valide → ligne de frais ajoutée à la prochaine facture.
Détails
• Pouvoir ajouter un commentaire en plus de l’actuelle notion d’impayé sur une facture
• Règle d’imputation : sur prochaine échéance OU facture immédiate (paramètre).
• Annulation avec trace -> ajouter commentaire et date lors de l’annulation d’un impayé
• Ajouter un encadré reprenant ces infos sous forme de lignes dans l’écran de détail de la facture
Critères d’acceptation
• Fonctionnement global OK
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7. Relances automatiques pièces manquantes
User story : Tous les 30 jours, le système détecte les champs/preuves manquants et envoie un e mail de rappel au client, copie interne.
Détails
• Tout est obligatoire, sauf les statuts pour type société = Autre
• CRON/Job planifié, statut par client : COMPLET / INCOMPLET (liste manquants).
• Modèles d’e mail adaptatifs listant précisément ce qui manque (cases à cocher / liens d’upload directs).
• Marquage visuel interne : ligne client surlignée en rouge dans les listes du système tant que le dossier est INCOMPLET.
• Tableau de suivi interne des relances.

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8. Résiliation – édition & copie
User story : Avant d’envoyer une résiliation, je peux éditer le texte, choisir destinataires (To/CC/BCC), l’envoyer, et pouvoir imprimer à tout moment le message envoyé (PDF)
Détails
• Éditeur riche (variables de fusion : nom, contrat, date effet, références).
• Génération PDF
• Envoi e mail
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10. Export mensuel à destination des impôts (entrées/sorties)

Moduler le listing impôts actuel de la sorte :
• Ouvrir un popup à chaque ouverture du BO qui présente les listes d’entrées / sorties :
o Pouvoir décocher une ligne pour ne pas qu’elle apparaisse
o Ouvrir le popup une fois par trimestre tant que l’envoi n’a pas été autorisé
• Conserver les fonctionnalités de filtre par période
• Mettre en place un popup similaire pour l’envoi annuel avec uniquement la liste des clients actifs au 1er janvier

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Modèles d’e mail (échantillons)
• Refus domiciliation :
Objet : Votre demande de domiciliation – décision
Bonjour {{civilité}} {{nom}},
Après étude de votre demande, nous ne pouvons pas donner suite.
{{motif_optionnel}}
Pour toute question, vous pouvez répondre à ce message.
Cordialement,
49 Mirabeau
• Relance pièces manquantes :
Objet : Pièces manquantes – action requise
Bonjour {{civilité}} {{nom}},
Afin de finaliser votre dossier de domiciliation, il nous manque :
{{liste_pieces}}
Vous pouvez les téléverser ici : {{lien_upload}}
Merci, Le 49 Mirabeau" (client-provided description)